Il documento digitale: ricominciare con la firma “a distanza”

In periodo di distanziamento sociale si affacciano – finalmente – nuovi modi per chiudere accordi e sottoscrivere contratti, ma anche per fare riunioni di condominio, udienze, assemblee societarie, mediazioni.

Pertanto, in questo periodo, per sopperire alla mancanza del documento cartaceo e per continuare senza troppi problemi con lo svolgimento di tutte le necessarie attività quotidiane (e burocratiche), torna più utile che mai l’utilizzo del documento informatico che la normativa definisce come: “(…) il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (...)” (art. 1, lett. “p” Codice Amministrazione Digitale).

Ma quando un documento digitale può definirsi effettivamente valido e quali sono gli elementi da tenere in considerazione per poterlo considerare tale?

Di seguito alcune best practices da seguire per non incorrere in problemi a seguito dell’utilizzo dello stesso.

Un documento siglato, in linea di massima, necessita di una firma e di una data, elementi che individuano chi effettivamente abbia validato il documento e quando. Tutto ciò deve ritenersi valido anche per il documento informatico.
La differenza risiede nel solo fatto che firma e data vengono associate con appositi strumenti: il riferimento normativo fondamentale in materia è rinvenibile nel Regolamento UE n° 910/2014 – conosciuto come eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature).

La firma digitale è l’equivalente della firma autografa. Semplificando, si tratta di un codice criptato che identifica, in maniera univoca, una determinata persona. La firma digitale può essere associata a diverse tipologie di documenti informatici utilizzando una smart card o un token USB collegati a un computer.

Nel mese di marzo, SPID, è diventato (anche) firma elettronica con valore giuridico.
Agid (Agenzia Italiana per il Digitale) ha, infatti,  emanato le linee guida che consentono di firmare documenti online con l’identità digitale così come previsto dall’articolo 20 del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Con l’entrata in vigore delle linee guida sarà possibile firmare atti e contratti attraverso SPID con lo stesso valore giuridico della firma autografa, soddisfacendo così il requisito della forma scritta e producendo gli stessi effetti di cui all’articolo 2702 del codice civile.

Ciò posto, un documento privo di firma digitale può comunque ritenersi produttivo di effetti giuridici: nella maggior parte dei casi ci troveremo di fronte ad un documento sottoscritto con firma elettronica qualificata come “semplice”. Si pensi ad esempio ad un messaggio di posta elettronica. In questi casi saremo privi di un sistema di firma in grado di garantire l’autenticità e l’integrità del documento firmato, che, pertanto, dovrà essere valutato dal giudice caso per caso.

La marcatura temporale è ciò che si ottiene dall’applicazione di una determinata procedura informatica, al termine della quale a un documento viene attribuito un riferimento temporale. Per la precisione, tale riferimento temporale è una stringa alfanumerica, univoca per ogni documento, che viene prodotta da un algoritmo, la funzione crittografica di hash.

La marca temporale, quindi, concretamente, è la data del documento digitale

La crittografia fa in modo che la marcatura temporale non possa essere modificata/alterata, a meno che non si conosca la funzione utilizzata per produrre la marca temporale stessa.

3. CONSERVAZIONE DIGITALE

Infine, c’è la questione della conservazione dei documenti.

Che siano atti pubblici, fatture, contratti di acquisto, scritture contabili, tutti i documenti devono essere conservati per un certo periodo di tempo, così come stabilito dalla normativa di riferimento, in modo da poter essere prodotti in caso di bisogno. E conservare correttamente dei documenti significa mantenerli inalterati ed intatti nella loro integrità nel tempo.

In altre parole, la conservazione è l'attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e di dati informatici.

Il sistema di conservazione, come previsto dall’art. 44 del CAD, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. Sicuramente l’utilizzo di conservatori accreditati consente di avere la tranquillità sulla corretta conservazione di un documento digitale in termini di reperibilità e integrità.

Ciò posto, stante il rapido evolversi della tecnologia e il contesto “a distanza” che stiamo vivendo, cominciare ad abituarsi all’utilizzo di questi preziosi mezzi per svolgere le attività del quotidiano è sicuramente un buon punto di partenza per ripartire con un sussidio tecnologico adeguato ed oltremodo valido per affrontare le sfide che questa fase 2 ci pone davanti.


***

Questo articolo fa parte della rubrica "Emergenza Coronavirus: focus per le imprese". Vedi qui gli altri approfondimenti