Trattamento di categorie particolari di dati nell’ambito dei rapporti di lavoro

Provvedimento recante le prescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati, ai sensi dell’art. 21, comma 1 del D.Lgs. 101/2018 (GU 176 del 29/7/2019) – autorizzazione n. 1

Lo scorso giugno il Garante per la protezione dei dati personali ha adottato, dopo averle sottoposte a consultazione pubblica, le prescrizioni relative al trattamento di categorie particolari di dati.

Di sicuro interesse, tenuto conto dell’ampio spettro di soggetti interessati, sono le “Prescrizioni relative al trattamento di categorie personali di dati nei rapporti di lavoro”, che si applicano

1. agenzie di lavoro o altri soggetti che svolgono attività di intermediazione, ricerca, selezione del personale o supporto alla ricollocazione professionale;
2. persone fisiche o giuridiche (compresi enti, associazioni, organismi) parti di un rapporto di lavoro o che utilizzano prestazioni lavorative con qualsiasi forma (atipiche, parziali, temporanee) o conferiscono un incarico professionale;
3. organismi paritetici o che gestiscono osservatori in materia di lavoro;
4. rappresentanti per la sicurezza;
5. consulenti del lavoro ed in generale quei soggetti che curano gli adempimenti legati al rapporto di lavoro dipendente o autonomo;
6. associazioni o organizzazioni rappresentative di categorie di datori di lavoro;
7. medico competente

Delineato l’ambito di applicazione, vediamo quali sono le categorie di interessati cui il provvedimento fa riferimento e le finalità del trattamento ritenute lecite.

CATEGORIE DI INTERESSATI

1. candidati all’instaurazione dei rapporti di lavoro, anche in caso di curricula trasmessi spontaneamente
2. lavoratori subordinati a qualsiasi titolo, praticanti per l’abilitazione professionale, prestatori di lavoro nell’ambito di un contratto di somministrazione, tirocinanti, associati anche in compartecipazione
3. consulenti, liberi professionisti, agenti, rappresentanti, mandatari
4. lavoratori autonomi o che svolgono collaborazioni organizzate dal committente
5. persone fisiche che ricoprono cariche o incarichi nell’ambito delle persone giuridiche, negli enti, nelle associazioni
6. terzi danneggiati nello svolgimento dell’attività lavorativa o professionale
7. familiari o conviventi per il rilascio di agevolazioni e permessi

I dati, ai sensi dell’art. 1.2. Del provvedimento, sono acquisiti di regola direttamente presso l’interessato e possono essere trattati, art. 1.3, solo se necessario e per le seguenti finalità:

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

1. per adempiere o esigere l’adempimento di specifici obblighi di legge (comunitaria o nazionale), di regolamento o derivanti da contratti collettivi, in particolare ai fini
   dell’instaurazione, della gestione e dell’estinzione del rapporto,
   del riconoscimento di agevolazioni o dell’erogazione di contributi
   dell’applicazione delle norme in materia previdenziale e assistenziale
   in materia di igiene e sicurezza del lavoro
   in materia fiscale e sindacale
2. per la tenuta della contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, liberalità, benefit o altri emolumenti
3. per perseguire la salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica dei lavoratori o di terzi
4. per far valere un diritto in sede giudiziaria, amministrativa o nelle procedure di arbitrato o conciliazione, sempre che i dati siano trattati esclusivamente a tali scopi per il tempo strettamente necessario
5. per adempiere a contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi del datore di lavoro
6. per garantire le pari opportunità di lavoro
7. per perseguire gli scopi determinati dalle associazioni rappresentative dei datori di lavoro

Il Garante fornisce inoltre indicazioni relative alle MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI, dando quindi prescrizioni precise ai Titolari e ai Responsabili del trattamento sulle misure tecniche ed organizzative da adottare all’interno della propria organizzazione, stabilendo in particolare che

• i dati sono raccolti di regola presso l’interessato
• per tutte le comunicazioni contenenti categorie particolari di dati devono essere utilizzate forme di comunicazione individualizzate nei confronti dell’interessato, anche tramite personale debitamente autorizzato. Nel caso di trasmissione con documento cartaceo questo dovrà essere consegnato in plico chiuso, salva la necessità di acquisire la prova della ricezione mediante sottoscrizione
• i documenti contenenti categorie particolari di dati trasmessi ad altri uffici o funzioni della medesima organizzazione devono contenere esclusivamente le informazioni necessarie per lo svolgimento dei compiti di detta funzione, senza allegare documentazione integrale o riportarne stralci nel documento trasmesso; inoltre deve essere utilizzata una modalità di trasmissione che garantisca la ricezione ed il trattamento dei dati solo da parte dei soggetti autorizzati
• se per ragioni di organizzazione del lavoro vengono resi noti a soggetti diversi dall’interessato dati relativi a presenze o assenze, NON deve essere esplicitata la causale della presenza o dell’assenza da cui si possano evincere dati particolari.

Infine il Garante dà alcune indicazioni ulteriori relative ai trattamenti di diverse categorie di dati effettuati nella fase preliminare all’assunzione e nel corso del rapporto di lavoro

Si ricorda in chiusura che il consenso del lavoratore NON è ritenuto idoneo a giustificare il trattamento di sue categorie particolari di dati, in quanto “viziato” dalla posizione di subordinazione nei confronti del datore di lavoro.