A cura di Avv. Pierpaolo Maio e Dott.ssa Daniela Lucia Calabrese
Nei precedenti articoli (Il Responsabile della Conservazione: il custode della memoria digitale tra norme e tecnologia e Il Responsabile della conservazione nel perimetro cyber: sicurezza logica, rischio e tutela della memoria digitale) abbiamo visto che la conservazione digitale non coincide con il semplice “mettere al sicuro” un file in un archivio, ma consiste in un insieme strutturato di processi, procedure e controlli.
A presidiare questo sistema è il Responsabile della conservazione, chiamato a governare il modello OAIS non come un riferimento teorico astratto, ma come la vera architettura operativa della conservazione digitale.
La norma ISO 14721:2025 definisce infatti l’OAIS come un sistema archivistico composto da hardware, software, informazioni, processi e procedure basati su policy, predisposti e gestiti da un’organizzazione per preservare le informazioni nel lungo periodo e renderle disponibili a una comunità designata.
In questo quadro, il passaggio dal pacchetto di versamento al pacchetto di archiviazione e, successivamente, al pacchetto di distribuzione non è una semplice formalità tecnica. È il cuore del processo conservativo, perché ogni trasformazione deve mantenere intatti contenuto, contesto e prova, senza compromettere l’affidabilità giuridica del documento.
Ingest e metadati
La fase di ingest è il momento più delicato del ciclo OAIS, perché qui il sistema acquisisce l’oggetto digitale e ne stabilisce la forma conservativa.
ISO 14721:2025 sottolinea che l’archivio deve gestire ingest, archival storage, data management, access e dissemination, oltre alla migrazione verso nuovi supporti e formati.
Per il Responsabile della Consverazione questo significa garantire che i metadati descrittivi e di conservazione restino coerenti, persistenti e associati in modo stabile all’oggetto informativo.
Se i metadati si degradano o si separano dal contenuto, il documento perde contesto, intelligibilità e, in ultima analisi, capacità probatoria .
Competenze tecniche
Il Responsabile della Consverazione deve quindi possedere competenze tecniche sufficienti a valutare strutture di pacchetto, controlli di validazione, persistenza dei metadati e gestione delle trasformazioni documentali. Le Linee Guida AgID richiedono infatti un sistema capace di assicurare integrità, leggibilità, reperibilità e sicurezza del documento nel tempo, con manuale di conservazione, procedure e misure organizzative adeguate.
Questa non è una competenza accessoria, ma una condizione di efficacia del ruolo. Un RdC che non comprenda il funzionamento del sistema, i flussi di versamento e le regole di interoperabilità non può presidiare davvero la conservazione.
Preservation Description Information e interoperabilità
Nel modello OAIS, la Preservation Description Information è il blocco informativo che consente di preservare autenticità, provenienza, riferimento, contesto e fixity dell’oggetto digitale.
ISO 14721:2025 chiarisce e rafforza l’idea che il valore conservativo non dipende solo dal contenuto, ma anche dall’infrastruttura informativa che lo rende comprensibile nel tempo.
Da qui l’importanza di saper leggere e applicare gli standard di interoperabilità, in particolare UNI 11386:2020, richiamata nei contesti AGID come riferimento per la standardizzazione dei pacchetti e delle informazioni tra sistemi di conservazione. Per il RdC, ciò vuol dire assicurare che il sistema possa scambiare, controllare e rigenerare correttamente le evidenze informatiche.
Riversamento e obsolescenza
L’Allegato 2 delle Linee Guida AGID disciplina i formati di file e il riversamento, cioè la conversione dei documenti in altri formati per esigenze gestionali o conservative. Questo passaggio è essenziale perché l’obsolescenza tecnologica può rendere un documento illeggibile anche quando il file esiste ancora fisicamente.
Il Responsabile della Consverazione deve dunque saper pianificare per tempo le operazioni di migrazione e riversamento, verificando che non si perdano contenuto, metadati ed evidenze.
Il collegamento con l’art. 20 del CAD è diretto: il documento informatico conserva valore probatorio solo se restano garantiti sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità all’autore.
Verifiche sui fornitori
Un aspetto spesso sottovalutato riguarda la verifica dei fornitori dei sistemi di conservazione. Il Responsabile della Consverazione deve non solo controllare i contratti con i fornitori, ma anche accertare che il conservatore a cui viene affidato il mandato sia in grado di garantire continuità del servizio, gestione corretta dei pacchetti di conservazione, interoperabilità, tracciabilità delle operazioni e disponibilità delle evidenze di processo; elementi che nel modello AGID sono decisivi per il corretto scambio dei pacchetti di archiviazione e per i controlli post acquisizione.
In concreto, ciò significa valutare con grande attenzione gli SLA, le procedure di backup e ripristino, la gestione dei formati, la capacità di riversamento e la qualità della documentazione tecnica, perché un’incertezza del fornitore può incidere sia sulla futura leggibilità dei documenti sia sulla loro efficacia probatoria, oltre a rappresentare il punto più vulnerabile dell’intera catena di conservazione.
Implicazioni pratiche
In termini operativi, il responsabile della conservazione dovrebbe presidiare almeno quattro ambiti:
- verifica dei flussi SIP-AIP-DIP e dei controlli di ingest.
- gestione coerente dei metadati e delle evidenze di conservazione.
- monitoraggio dell’interoperabilità tra sistemi e dei formati.
- pianificazione dei riversamenti prima dell’obsolescenza.
Il punto non è soltanto “conservare”, ma mantenere il documento utilizzabile, interpretabile e opponibile nel tempo. In questo senso, il RdC è una figura di governo tecnico-giuridico: traduce gli standard in garanzie concrete di validità documentale.