Il registro dei trattamenti: chi è tenuto a farlo e come si redige secondo il Garante

Il Garante per la protezione dei dati personali ha pubblicato sul suo sito le FAQ relative al registro delle attività di trattamento ex art. 30 GDPR.

Molto in sintesi le precisazioni del Garante:

• Sia il titolare che il responsabile devono tenere il registro dei trattamenti

• Qualora un singolo soggetto sia titolare e anche responsabile dovrà tenere entrambi i registri

• Il registro deve avere forma scritta (anche in “formato elettronico”, come prevede il terzo comma del medesimo art. 30 GDPR)

• Il registro deve essere costantemente aggiornato (sia quello del titolare che quello del responsabile del trattamento) e occorre tenere traccia delle modifiche (relative a modalità, finalità, categorie di dati, categorie di interessati del trattamento)

• Il registro deve recare “in maniera verificabile” sia la data della sua prima istituzione o creazione sia la data dell’ultimo aggiornamento. Non è prevista la forma digitale.

• Il registro è un importante strumento di accountability perché serve a comprovare (a posteriori, evidentemente) di aver rispettato puntualmente i principi applicabili al trattamento dei dati personali. Il registro delle attività di trattamento, pertanto, è uno strumento utile – sia al titolare che al responsabile – per dimostrare come, in ogni tempo e in ogni fase del trattamento, si siano applicati i principi del GDPR e come si sia adempiuto agli obblighi derivanti dal trattamento dei dati personali.

• Oltre ai soggetti pacificamente obbligati alla tenuta del Registro ex art. 30, il Garante suggerisce ad altri soggetti di istituirlo e tenerlo aggiornato in quanto il registro dei trattamenti “contribuisce a meglio attuare, con modalità semplici e accessibili a tutti, il principio di accountability e, al contempo, ad agevolare in maniera dialogante e collaborativa l’attività di controllo del Garante stesso”.

• Tra questi ci sono i soggetti che dati sanitari dei clienti (es. ottici, odontotecnici, ecc.) ed liberi professionisti con almeno un dipendente e/o che trattino dati sanitari (es. medici, odontoiatri, osteopati, fisioterapisti, farmacisti, ecc.) ed ancora associazioni, fondazioni e comitati ove trattino “categorie particolari di dati” e/o dati relativi a condanne penali o reati (i.e. organizzazioni di tendenza; associazioni a tutela di soggetti c.d. “vulnerabili” quali ad esempio malati, persone con disabilità, ex detenuti ecc.; associazioni che perseguono finalità di prevenzione e contrasto delle discriminazioni di genere, razziali, basate sull’orientamento sessuale, politico o religioso ecc.; associazioni sportive con riferimento ai dati sanitari trattati; partiti e movimenti politici; sindacati; associazioni e movimenti a carattere religioso).

• Dal punto di vista dei contenuti il garante chiarisce che nel campo “finalità del trattamento” (previsto dall’art. 30, par. 1, lett. b, GDPR) sarebbe opportuno indicare oltre alle singole specifiche finalità del trattamento (es. trattamento dei dati dei dipendenti per la gestione del rapporto di lavoro; trattamento dei dati di contatto dei fornitori per la gestione degli ordini) anche la base giuridica che legittima il trattamento.

• Nel caso in cui la base giuridica sia rappresentata dal “legittimo interesse” (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR) sarà opportuno – specifica ulteriormente il Garante – indicare anche una descrizione del legittimo interesse perseguito, le “garanzie adeguate” eventualmente adottate e, infine, ove sia stata effettuata, la valutazione d’impatto (DPIA) eseguita dal titolare del trattamento.

• Circa le “categorie di destinatari a cui i dati sono stati o saranno comunicati” il Garante dispone debbano essere indicati sia gli altri titolari ai quali i dati siano comunicati (e si propone l’esempio degli enti previdenziali ai quali i dati personali dei dipendenti debbano essere necessariamente trasmessi per adempiere agli obblighi contributivi), ma anche gli altri soggetti – siano essi responsabili o sub-responsabili (di cui all’art. 28 GDPR) – ai quali il titolare trasmetta i dati personali.

• Infine il Garante allega due differenti modelli (per la verità molto sintetici) da cui partire per creare i Registri.

Solo una considerazione finale.

Al di là delle previsioni obbligatorie ex art. 30 e delle FAQ del Garante, il Registro – che piaccia o no – è il primo strumento per cercare di mappare i dati che vengono trattano, per capire chi sono i soggetti interessati che potrebbero chiedere conto di come trattiamo i dati ed un eventuale risarcimento dei danni, per ragionare sul livello di rischio dei dati e altresì sul potenziale uso dei dati che si trattano.

I dati sono la moneta della nuova economia: basti solo leggere gli speech della Conferenza strategia di Bruxelles 12 dicembre 2011 (http://europa.eu/rapid/press-release_SPEECH-11-872_en.htm?locale=en). Sarebbe un peccato perdere, di nuovo, un’altra occasione di crescita.