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La deontologia forense post-GDPR: il decalogo per gli avvocati
L’art. 20.4 del nuovo Codice Privacy (ndr. d.lgs. n. 101/2018) ha affidato al Garante per la protezione dei dati personali il compito di verificare, entro 90 giorni dall’entrata in vigore del d.lgs. 101, la conformità al GDPR di determinati codici deontologici, tra cui il “Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive o per fare valere o difendere un diritto in sede giudiziaria” del 2008. Il Garante ha quindi pubblicato recentemente un provvedimento volto a delineare le regole che devono essere seguite dagli avvocati nell’esercizio della professione forense.
Ecco le dieci regole principali che abbiamo estratto dal regolamento:
- Ambito di applicazione oggettivo
Le regole deontologiche si applicano al trattamento di dati personali effettuato per la difesa di un diritto in sede giudiziaria (procedimento penale/civile/amministrativo) ma anche in procedimenti di arbitrato o di conciliazione. Sono incluse le attività propedeutiche all’instaurazione del giudizio e quelle successive alla sua definizione;
- Ambito di applicazione soggettivo
Le regole deontologiche si applicano alle attività svolte dall’avvocato e da qualsiasi professionista che collabora con l’avvocato (ad es. praticanti, consulenti tecnici di parte, soggetti che svolgono attività d’investigazione privata, ecc.)
- Verifica in concreto
L’avvocato deve applicare, caso per caso ed in concreto, i principi di finalità, proporzionalità e minimizzazione dei dati;
- Tutela sostanziale
L’avvocato nell’esercizio della sua attività deve attuare garanzie sostanziali e non meramente formali;
- Attività particolarmente a rischio
Particolare attenzione deve essere prestata quando si tratta di alcune attività chiave quali:
- Acquisizione, anche informale, di notizie, dati e documenti altamente confidenziali o comunque rischiosi per gli interessati o di scambio di corrispondenza (in particolare per via telematica, quali conversazioni avvenute via email, whatsapp, ecc.);
- Conoscenza ed utilizzo di dati di cui è dubbio che l’impiego sia lecito (in particolare se è necessario il ricorso a tecniche invasive, quali ad es. raccolta di materiale biologico o genetico);
- Utilizzo e distruzione di dati contenuti su dispositivi elettronici o documenti particolari quali tabulati, consulenze tecniche/perizie, ecc.:
- Custodia di materiale documentato non utilizzato in un procedimento;
- Ricerche su banche dati interne (specialmente se accessibili da remoto)
- Conservazione di atti relativi ad affari definiti
Inoltre, particolari cautele devono essere adottate anche quando l’avvocato svolga la sua attività professionale all’interno di uno studio dove vengono esercitate più attività autonome (quali ad es. quelle di diversi avvocati che condividono le mura di uno studio ma non sono associati);
- Istruzioni per iscritto agli autorizzati
L’avvocato deve fornire, per iscritto, istruzioni adeguate alle persone autorizzate a trattare i dati;
- Informativa
L’avvocato può fornire un’unica informativa sul trattamento dei dati, che può essere affissa nei locali del proprio studio o pubblicata sul proprio sito internet ed essere in forma sintetica e colloquiale;
- Cessazione dell’incarico e cancellazione dei dati
La definizione di un grado di giudizio o la cessazione dello svolgimento di un incarico non comportano l’obbligo automatico di cancellare i dati. Una volta estinto il procedimento o il mandato, atti e documenti attinenti all’oggetto della difesa o delle investigazioni difensive possono essere conservati, in originale o in copia e anche in formato elettronico, se necessario in relazione a ipotizzabili altre esigenze difensive della parte assistita o dell’avvocato stesso;
- Comunicazione ai terzi
È possibile comunicare a terzi e alla stampa e informazioni non coperte dal segreto, nel caso in cui sia necessario per tutelare l’assistito (anche senza consenso esplicito di questo);
- Accertamenti ispettivi dell’attività dell’avvocato
Nel caso in cui l’avvocato sia sottoposto ad un accertamento ispettivo, ha il diritto che vi assista il presidente del Consiglio dell’ordine di riferimento (o un consigliere da questo delegato).